Co oprócz pensji? Obowiązki pracodawcy wobec zatrudnionych – Akademickie Centrum Karier AWFiS Gdańsk

Relacja między pracownikiem a przełożonym nie kończy się na podpisanej umowie i regularnym wynagrodzeniu. Choć pensja bywa głównym punktem zainteresowania, przepisy prawa pracy nakładają na przedsiębiorców dużo szersze obowiązki – mają chronić zdrowie i życie pracowników, zapewniać im godne warunki oraz zagwarantowane prawem uprawnienia. Świadomość tych norm pomaga budować uczciwe i partnerskie stosunki zawodowe. W praktyce jednak teoria nie zawsze idzie w parze z rzeczywistością. Dane z cyklicznych badań, m.in. Europejskiego Badania Warunków Pracy (EWCS) prowadzonego przez Eurofound, pokazują, że mimo wysokiej oceny warunków zatrudnienia w Europie wiele osób nadal zmaga się z presją obowiązków, zagrożeniami dla bezpieczeństwa czy trudnościami z utrzymaniem równowagi między pracą i życiem prywatnym. Starannie przygotowana treść umowy ułatwia późniejszą współpracę i zmniejsza pole do niejasności.

Pierwsze kroki w zatrudnieniu

Zanim nowa osoba zacznie faktycznie wykonywać swoje zadania w pracy, firma ma do zrealizowania kilka ważnych obowiązków. To one wyznaczają ramy prawne i organizacyjne współpracy, dając przejrzystość zasad oraz poczucie bezpieczeństwa pracownikowi. Pracodawca, który poważnie podchodzi do tego etapu, od pierwszych chwil pokazuje, że dba o ludzi i tworzy atmosferę opartą na zaufaniu.

Etap dokumentów i zgłoszeń

Pierwszym krokiem, którego nie wolno pominąć, jest podpisanie umowy o pracę. Pracownik powinien otrzymać ją w formie pisemnej najpóźniej w dniu, w którym zaczyna wykonywać obowiązki. Dokument musi precyzyjnie określać strony umowy, jej rodzaj – np. zawartą na czas określony, na czas nieokreślony czy w celu zastępstwa – datę zawarcia oraz warunki świadczenia pracy. Powinny się w nim znaleźć również dokładne informacje o zakresie obowiązków, miejscu ich realizacji, wysokości pensji z wyszczególnieniem dodatków, wymiarze etatu i terminie rozpoczęcia pracy.

Dodatkowo, w ciągu 7 dni od rozpoczęcia zatrudnienia pracodawca ma obowiązek zgłosić nową osobę do systemu ubezpieczeń społecznych i zdrowotnych w ZUS-ie. To wymóg niepodlegający negocjacji – pominięcie tej procedury oznacza istotne naruszenie praw pracownika.

Badania i szkolenie z zasad bezpieczeństwa

Przed rozpoczęciem pracy każdy zatrudniony musi przejść wstępne badania lekarskie. Mają one charakter profilaktyczny – potwierdzają, że dana osoba może wykonywać pracę na konkretnym stanowisku bez zagrożenia dla zdrowia. Koszt takiej wizyty ponosi w całości pracodawca, a czas spędzony na badaniu traktuje się jak normalne godziny pracy, z zachowaniem prawa do pensji. To jednak nie koniec – w zależności od specyfiki stanowiska, po kilku latach pracownik kierowany jest na kolejne kontrole, które mają sprawdzić, czy warunki zatrudnienia nie wpływają negatywnie na jego zdrowie.

Obok badań obowiązkowe jest także szkolenie z zakresu BHP, które musi zostać przeprowadzone jeszcze przed dopuszczeniem do pracy. Program zwykle obejmuje dwa moduły: pierwszy dotyczy zasad obowiązujących w całym zakładzie, a drugi skupia się na specyficznych zagrożeniach oraz procedurach przypisanych do danego stanowiska. Koszty zajęć w całości pokrywa pracodawca. Dopiero po zakończeniu obu etapów – badań lekarskich i szkolenia – pracownik może zostać dopuszczony do wykonywania swoich obowiązków.

Codzienna strona relacji pracodawca-pracownik

Zakończenie etapu badań i szkoleń nie oznacza końca odpowiedzialności pracodawcy – przeciwnie, to właśnie wtedy jego rola staje się jeszcze ważniejsza. Od tej chwili liczy się to, jak wygląda codzienne środowisko pracy – czy zapewnia ono bezpieczeństwo, sprzyja zdrowiu i daje szansę na rozwój zawodowy. Sposób, w jaki pracodawca wywiązuje się z tych zadań, ma ogromny wpływ na atmosferę w zespole, motywację ludzi i ich wydajność w dłuższej perspektywie.

Pensja i organizacja czasu pracy

Jednym z najważniejszych elementów codziennej współpracy jest terminowe regulowanie wypłat. Wynagrodzenie powinno być przekazywane przynajmniej raz w miesiącu, w ustalonym wcześniej dniu, i nie może być niższe niż ustawowa płaca minimalna obowiązująca w danym roku. Pracodawca prowadzi imienną ewidencję wszelkich świadczeń związanych z pracą i udostępnia ją pracownikowi na jego żądanie. Do jego zadań należy również właściwe naliczanie dodatków, takich jak wynagrodzenie za nadgodziny czy praca w godzinach nocnych.

Rozliczenia płacowe są nierozerwalnie związane z czasem pracy, dlatego przepisy precyzyjnie określają jego ramy. Zasadniczo dzień pracy nie powinien trwać dłużej niż 8 godzin, a tygodniowy wymiar – średnio 40 godzin przy pięciu dniach roboczych. Pracodawca ma obowiązek zapisywania godzin przepracowanych przez każdą osobę, aby poprawnie wyliczać wynagrodzenie i dodatki. Ustawodawca gwarantuje również przerwy w pracy, czyli co najmniej 11 godzin odpoczynku w każdej dobie oraz minimum 35 godzin nieprzerwanego odpoczynku w tygodniu.

Rzetelne rozliczanie czasu pracy i wynagrodzeń leży w interesie obu stron. Jednak raporty Państwowej Inspekcji Pracy pokazują, że w praktyce często pojawiają się nadużycia. Najczęściej dotyczą one braku dokładnej ewidencji godzin lub zaniżania wypłat za nadgodziny. Takie uchybienia dowodzą, że w wielu miejscach wciąż brakuje należytej troski o przejrzyste zasady organizacji pracy i uczciwe rozliczenia.

Bezpieczne warunki pracy – zadania pracodawcy

Oprócz rozliczeń i ewidencji godzin na przedsiębiorcy ciąży też obowiązek zapewnienia pracownikom bezpiecznego miejsca pracy. Dlatego każde stanowisko powinno być poddawane regularnej ocenie ryzyka, a osoby wykonujące dane zadania muszą wiedzieć, z jakimi zagrożeniami mogą się spotkać. Świadomość tych informacji pozwala pracownikom działać rozważnie i lepiej chronić swoje zdrowie.

Gdy wykonywane obowiązki wiążą się z dodatkowym ryzykiem – np. pracą na wysokości, przy maszynach, w hałasie czy w kontakcie z substancjami chemicznymi – firma musi wyposażyć zatrudnionych w odpowiednie środki ochrony indywidualnej. Mogą to być hełmy ochronne, gogle zabezpieczające, specjalistyczne rękawice, półmaski filtrujące albo nauszniki tłumiące dźwięk. Niezbędna jest także odzież i obuwie robocze dopasowane do rodzaju stanowiska. Sprzęt powinien być czysty, sprawny i gotowy do użycia, a jeśli ulegnie uszkodzeniu lub zużyciu – niezwłocznie wymieniony na nowy, bez obciążania kosztami pracowników.

Rzadziej mówi się o tym, że elementem BHP jest też komfort cieplny. W okresie upałów, gdy wewnątrz budynków słupek rtęci przekroczy 28°C, pracodawca powinien zapewnić zatrudnionym chłodne napoje. Natomiast zimą, podczas wykonywania obowiązków na otwartej przestrzeni przy temperaturze niższej niż 10°C, pracownikom należy się dostęp do gorących napojów oraz posiłków. Nowelizacja rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 28 czerwca 2025 roku uszczegółowiła te wymagania. Oprócz dotychczasowego obowiązku utrzymywania co najmniej 18°C w pomieszczeniach biurowych, przepisy przewidują też konieczność dopilnowania, aby nie została przekroczona wyznaczona górna granica temperatur. Więcej o zmianach znajdziesz w artykule: Nowe limity temperatur w pracy – od kiedy?

Podnoszenie kwalifikacji i bezpieczeństwo danych osobowych

Pracodawca, który poważnie traktuje swoją rolę, wspiera zatrudnionych nie tylko w zakresie bezpieczeństwa, lecz także w rozwoju kariery. Jego zadaniem jest tworzenie przestrzeni do zdobywania i doskonalenia umiejętności. Gdy szkolenie odbywa się z inicjatywy firmy albo za jej zgodą, pracownik może skorzystać z dodatkowych uprawnień – np. zostać zwolniony na kilka godzin w ciągu dnia, aby wziąć udział w zajęciach, albo otrzymać dodatkowy, płatny urlop szkoleniowy. Zasady uczestnictwa zazwyczaj precyzuje się w osobnym porozumieniu.

Taka współpraca wymaga jednak wzajemnego zaufania, które obejmuje także odpowiedzialne podejście do danych osobowych. Pracodawca ma prawo zbierać tylko te informacje, które są przewidziane w przepisach albo mają bezpośredni związek z wykonywaną pracą. Nie może natomiast domagać się danych wykraczających poza ten zakres. Jeśli firma zamierza posłużyć się wizerunkiem pracownika, na przykład w materiałach promocyjnych, musi uzyskać od niego dobrowolną i świadomą zgodę. Zatrudniony powinien mieć także możliwość wglądu w swoje dane, zgłoszenia potrzeby ich poprawienia, a w określonych przypadkach – zażądania ich usunięcia.

Co nas czeka przy odejściu z firmy?

Decyzja o zmianie pracy może wynikać z różnych przyczyn – chęci przeprowadzki do innego miasta, zmiany kierunku zawodowego albo potrzeby znalezienia spokojniejszego stanowiska. Bez względu na okoliczności, moment zakończenia współpracy nie jest zwykłym rozstaniem, lecz etapem opisanym w przepisach prawa. Dla pracownika to chwila, w której powinien dostać komplet dokumentów potrzebnych w dalszej karierze czy przy rejestracji w urzędzie. Pracodawca z kolei musi w tym czasie dopełnić przewidzianych prawem obowiązków w odpowiednich terminach.

Jak wygląda procedura zakończenia współpracy?

Zakończenie umowy o pracę przebiega według zasad wskazanych w Kodeksie pracy. Długość wypowiedzenia uzależniona jest od stażu w firmie:

krótszy niż 6 miesięcy – 2 tygodnie,
co najmniej pół roku – 1 miesiąc,
3 lata lub więcej – 3 miesiące.

Warto przy tym podkreślić, że przepisy te dotyczą wyłącznie stosunku pracy. Umowy cywilnoprawne, jak zlecenie czy o dzieło, rozwiązują się według odrębnych reguł i nie podlegają opisanym okresom wypowiedzenia.

Gdy to pracownik decyduje się odejść, wystarczy złożenie pisemnego wypowiedzenia, bez konieczności uzasadniania powodu. Gdy to firma rozwiązuje umowę, a dotyczy ona zatrudnienia bezterminowego, konieczne jest wskazanie faktycznej i zgodnej z prawem przyczyny. Ogólnikowe lub pozorne wyjaśnienia nie są dopuszczalne. W zakładach, gdzie funkcjonują związki zawodowe, zamiar zwolnienia powinien zostać wcześniej z nimi omówiony.

Przepisy przewidują też szczególną ochronę przed wypowiedzeniem dla określonych grup – np. kobiet w ciąży, osób korzystających z urlopów związanych z rodzicielstwem czy zatrudnionych w wieku przedemerytalnym.

Świadectwo zatrudnienia oraz kwestie finansowe

W dniu zakończenia zatrudnienia pracownik powinien od razu otrzymać świadectwo pracy. Pracodawca ma obowiązek wydać ten dokument najpóźniej w ostatnim dniu wykonywania obowiązków, niezależnie od tego, w jaki sposób rozwiązano umowę. Świadectwo zawiera dane opisujące przebieg zatrudnienia – m.in. łączny czas pracy, zajmowane stanowiska, tryb rozwiązania umowy czy informację o wykorzystanym urlopie wypoczynkowym. Wydania dokumentu nie wolno uzależniać od zwrotu służbowego wyposażenia czy innych wewnętrznych formalności. Najczęściej świadectwo przekazuje się osobiście, a jeśli to niemożliwe – wysyła pocztą.

Rozstanie z firmą oznacza także rozliczenie wszystkich należności finansowych. Ostatniego dnia współpracy zatrudniony powinien otrzymać pełne wynagrodzenie oraz świadczenia przewidziane w przepisach. Do nich zalicza się m.in. ekwiwalent za niewykorzystany urlop. W określonych sytuacjach – zwłaszcza wtedy, gdy zwolnienie następuje bez winy pracownika – przysługuje również odprawa, której wysokość zależy od długości zatrudnienia.

Prawo pracy w codzienności

Przepisy prawa pracy to nie tylko formalne paragrafy, ale też narzędzie porządkujące codzienną współpracę między pracodawcą a pracownikiem. Mimo że wiele obowiązków zostało jasno zapisanych w ustawach, w praktyce część firm nie przestrzega ich w pełni – czasem wynika to z braku wiedzy, innym razem z niedbałości. Warto też pamiętać, że pracownik ma swoje powinności, a ich lekceważenie może prowadzić do sankcji. Szczegółowe informacje na temat możliwych konsekwencji znajdziesz w artykule: Kary porządkowe dla pracowników – kiedy i za co mogą być stosowane?

Świadomość przepisów daje pracownikowi narzędzie do spokojnego i rzeczowego działania, gdy pojawiają się wątpliwości. Niekiedy sięgnięcie do kodeksu albo rozmowa z prawnikiem rozwiązuje problem bez eskalacji. Nawet ogólna wiedza o prawach zatrudnionych pozwala pewniej poruszać się w pracy i zauważyć aspekty, które na co dzień pozostają w cieniu.

Źródła:

Artykuł przygotowany we współpracy z partnerem serwisu.

Autor: Joanna Ważny