Od planu do rezultatu. Jak mądrze wyznaczać cele i skutecznie je osiągać?

Okres studiów jest powszechnie postrzegany jako czas swobody i poszukiwania nowych szans. W rzeczywistości jednak coraz częściej przypomina to funkcjonowanie na dwóch etatach – jednym na uczelni, drugim w pracy. Ósma edycja badania EUROSTUDENT ujawnia, jak złożony jest tak zwany budżet czasu osób studiujących w Polsce. Przeciętnie poświęcają oni 20 godzin w tygodniu na zajęcia oraz 15 godzin na samodzielną naukę. Łącznie daje to niemal odpowiednik pełnego etatu. To jednak nie jest koniec ich obowiązków. Osoby studiujące stacjonarnie pracują dodatkowo przeciętnie dziesięć godzin tygodniowo. Natomiast studenci niestacjonarni przeznaczają na wszystkie swoje obowiązki łącznie nawet 64 godziny tygodniowo – jest to ekwiwalent półtora etatu. Większość tego czasu pochłania im praca zawodowa. Mimo że terminarz studenta jest często wypełniony po brzegi, tak napięty grafik nie musi przekreślać szans na rozwój. Zdolność do wyznaczania celów i konsekwentne działanie pozwalają utrzymać równowagę i stopniowo budować przyszłość zgodną z osobistymi aspiracjami.

Inna perspektywa, inny cel. Krótki i długi termin w planowaniu

Poszczególne cele nie mają jednakowej wagi ani ram czasowych. Jedne odnoszą się do bieżących spraw i można je osiągnąć szybko, podczas gdy inne wymagają miesięcy, a nawet lat. Do tej pierwszej grupy zaliczamy cele krótkoterminowe. Określają one zadania, które zamierzamy zrealizować w niedalekiej przyszłości – w ciągu dnia, tygodnia, miesiąca, lub w kontekście studiów, maksymalnie w trakcie jednego semestru. W realiach akademickich przykładami są: przyswojenie materiału na kolokwium, opracowanie eseju, lektura wyznaczonej liczby stron tekstu czy miesięczny cykl regularnych treningów sportowych. Ich znaczenie polega na prostocie i szybkim rezultacie. Kiedy sfinalizujemy zadanie, zyskujemy poczucie kontroli nad sytuacją i staje się to źródłem motywacji, które podtrzymuje zaangażowanie również w długofalowych przedsięwzięciach.

Podczas gdy cele krótkoterminowe pomagają uporządkować codzienne zadania, cele długoterminowe umożliwiają spojrzenie na życie z większej perspektywy. Ich wizja wybiega poza ramy semestru czy roku akademickiego i obejmuje czas od trzech do pięciu lat, a nierzadko jeszcze dłuższy. Zazwyczaj dotyczą one sfer uznawanych za najistotniejsze – rozwoju zawodowego, życia rodzinnego czy prowadzenia zdrowego trybu życia. Tego typu cele nie przynoszą natychmiastowej gratyfikacji, ponieważ wymagają cierpliwości i wytrwałości. Ich funkcja jest jednak nieoceniona, ponieważ to one integrują mniejsze działania w spójną całość i wskazują, że codzienne obowiązki stanowią element długofalowej strategii.

Jak mądrze organizować swoje działania?

Kiedy potrafimy już rozróżniać poszczególne cele, należy pomyśleć, jak skutecznie nimi zarządzać. Samo ich sformułowanie to dopiero pierwszy krok – żeby zamierzenia przyniosły namacalne rezultaty, trzeba przyjąć odpowiednią strukturę działania. Zamiast polegać na mglistych deklaracjach, na przykład „Będę się więcej uczyć” albo „Będę oszczędzać”, korzystniej jest zastosować narzędzia. Umożliwiają one zdefiniowanie celów, śledzenie postępów i wytrwałą realizację założeń. Kiedy zastosujemy wypróbowane techniki, wywodzące się chociażby z zarządzania projektami, możemy w codziennym i akademickim życiu osiągnąć zaskakująco pozytywne efekty. Ułatwiają one organizowanie obowiązków, podtrzymywanie motywacji i świadome sterowanie własnym rozwojem, a dodatkowo pozwalają krok po kroku przybliżać się do zaplanowanej przyszłości.

SMART, czyli jak precyzyjnie formułować cele

Metoda SMART należy do najbardziej znanych i wszechstronnych technik, które służą do definiowania celów. Jej nazwa jest akronimem pochodzącym od pięciu atrybutów, jakie powinien posiadać właściwie określony cel:

specific – czyli precyzyjny i jednoznaczny,
measurable – mierzalny, umożliwiający ocenę postępów,
achievable – osiągalny, realistyczny do zrealizowania,
relevant – istotny, odpowiadający faktycznym potrzebom,
time-bound – określony w czasie.

Zamiast mglistej deklaracji „Chcę poprawić wyniki w nauce”, cel sformułowany według SMART mógłby brzmieć: „W perspektywie kolejnych dwóch miesięcy chcę podnieść średnią ze Statystyki z 3,5 do 4,0. Zamierzam to osiągnąć przez regularne, dwugodzinne powtórki co tydzień i minimum dwie konsultacje z wykładowcą, które odbędę przed egzaminem.”. Taka formuła jest precyzyjna, ponieważ dotyczy konkretnego przedmiotu. Mierzalność celu zapewnia ustalenie wyraźnej wartości – podniesienie średniej z 3,5 do 4,0. Realne działania zaplanowane w czasie gwarantują, że cel jest osiągalny, natomiast jego istotność polega na tym, że rezultat ma bezpośredni wpływ na postępy w nauce i ostateczną średnią. Całość uzupełnia termin dwóch miesięcy, nadający celowi jasne granice czasowe. Tego typu podejście wymusza głębsze przemyślenie zamierzeń i pozwala przekształcić je w plan, który stopniowo prowadzi do określonego rezultatu.

OKR jako sposób na skuteczne zarządzanie celami

Metodologia OKR, czyli Objectives and Key Results, stanowi system określania priorytetów. Rozpowszechniły go wielkie przedsiębiorstwa technologiczne, ale z powodzeniem sprawdza się on również w sferze nauki i życia prywatnego. Sedno tej metody opiera się na zdefiniowaniu ambitnego, inspirującego celu (Objective) i powiązaniu go z kilkoma mierzalnymi rezultatami (Key Results). Te rezultaty mają jednoznacznie wskazywać, czy cel został osiągnięty. Ustalony cel musi udzielać odpowiedzi na pytanie „Co chcę osiągnąć?”, natomiast rezultaty – „Jak rozpoznam, że cel został zrealizowany?”.

Dla przykładu, osoba studiująca, która opracowuje pracę licencjacką, może sobie wyznaczyć następujący cel: „Ukończyć i przygotować do obrony wysokiej jakości pracę licencjacką”. Kluczowe rezultaty dzielą to zadanie na rozplanowane w czasie etapy, które można pokonywać po kolei. Obejmują one: zgromadzenie literatury do końca października, przygotowanie planu oraz pierwszej części w grudniu, finalizację badań i analiz w lutym oraz oddanie kompletnej pracy w kwietniu. Dzięki temu podejściu odległe zadanie przekształca się w ścieżkę wytyczoną przez następujące po sobie, osiągalne punkty kontrolne.

Rozkładanie skomplikowanych zadań na mniejsze elementy

Kiedy mierzymy się z dużymi, zniechęcającymi celami, naturalnym odruchem jest zwlekanie. Efektywnym rozwiązaniem tej skłonności jest dekompozycja – czyli technika polegająca na świadomym rozdzieleniu jednego, skomplikowanego zadania na sekwencję mniejszych, łatwiejszych do opanowania elementów. Koncepcja ta stanowi rdzeń zwinnych metodologii zarządzania projektami, chociażby Scrum, które pierwotnie stosowano w branży IT przy tworzeniu oprogramowania. W podejściu Scrum, duży projekt (zwany backlogiem produktu) nigdy nie jest wykonywany w całości od razu. Zamiast tego, dzieli się go na wykaz precyzyjnie określonych, niewielkich zadań. Zespół następnie selekcjonuje te najważniejsze i pracuje nad nimi w krótkich, intensywnych cyklach, zwanych sprintami. Trwają one zazwyczaj od jednego do czterech tygodni. Taki tryb pracy ułatwia widoczne postępy, wzmacnia motywację i pozwala elastycznie adaptować się do zmian bez gubienia kierunku.

Analogiczne rozumowanie można śmiało zaaplikować w sferze celów prywatnych, przykładowo finansowych. Załóżmy, że nasze duże przedsięwzięcie polega na odłożeniu 300 zł w ciągu miesiąca. Zamiast postrzegać to jako pojedyncze, duże wyrzeczenie, można potraktować zadanie podobnie do biegu długodystansowego i podzielić je na mniejsze, cotygodniowe etapy.

W pierwszym tygodniu można pracować nad przyzwyczajeniami, na przykład parzyć kawę w domu, zamiast nabywać ją na mieście w drodze na zajęcia. Warto sprawdzać oferty w gazetkach promocyjnych, a jeśli nie mamy dostępu do papierowej wersji, możemy posłużyć się darmową aplikacją z gazetkami.
Drugi tydzień przeznaczamy na optymalizację abonamentów streamingowych i anulujemy te, z których nie korzystamy.
W trzecim tygodniu koncentrujemy się na planowaniu zakupów – przygotowujemy listę na podstawie domowych zasobów i weryfikujemy okazje w gazetkach promocyjnych. Jeżeli brakuje nam czasu na analizę wersji papierowych, wsparciem jest darmowa aplikacja z gazetkami, która pozwala szybko zestawić oferty i wytypować sklep z najkorzystniejszymi cenami.
Czwarty tydzień to moment na obliczenie wszystkich miesięcznych wydatków oraz zestawienie osiągniętych rezultatów.

W taki sposób zadanie, które wydawało się trudne, przestaje być przytłaczające i zmienia się w sekwencję zrozumiałych kroków. Każdy z nich potęguje poczucie sprawczości nad własnymi działaniami i przybliża nas do wyznaczonego celu.

Co najczęściej psuje nasze plany? Analiza powszechnych błędów

Nawet najbardziej przemyślany plan potrafi zawieść, gdy ulegniemy myślowym i organizacyjnym pułapkom, które niweczą nasze starania. Opanowanie technik planowania to jedna sprawa, ale równie doniosła jest świadomość najczęściej popełnianych pomyłek. Zdolność ich dostrzegania pozwala błyskawicznie korygować obraną ścieżkę i zmniejsza ryzyko frustracji, która skutkuje całkowitym porzuceniem zamiarów.

Problem nierealistycznych celów

Jedną z głównych przyczyn niepowodzeń jest określanie sobie celów zbyt wygórowanych, które pomijają nasze faktyczne możliwości, dostępny czas i posiadane siły. Postanowienie, że od jutra będziemy studiować sześć godzin dziennie, biegać każdego dnia i czytać jedną książkę tygodniowo, podczas gdy dotąd mieliśmy problem ze znalezieniem kilku minut dla siebie, jest prostą drogą do szybkiej rezygnacji. Kiedy po kilku dniach nie jesteśmy w stanie podołać tym nierealistycznym wymaganiom, przychodzi poczucie porażki, a motywacja słabnie.

Żeby temu zapobiec, optymalnie jest ruszyć z małymi krokami i stopniowo podnosić intensywność działań. Pięć godzin nauki można zastąpić jedną godziną spędzoną w pełnym skupieniu, a codzienne bieganie zamienić na trzy treningi w tygodniu. Jednym ze skutecznych podejść bywa idea mikronawyków – drobnych czynności, które powoli kształtują długotrwałe przyzwyczajenia, chociażby lektura pięciu stron książki dziennie. Z biegiem czasu te niewielkie aktywności kumulują się, przynosząc pokaźne rezultaty bez uczucia przeciążenia.

Brak gotowości na zmiany w planie

Życie obfituje w niespodziewane sytuacje – choroba, nagłe sprawy rodzinne albo po prostu słabszy dzień potrafią zrujnować nawet najbardziej precyzyjny terminarz. Postrzeganie planu jako sztywnej, niemożliwej do zmiany instrukcji skutkuje frustracją i stresem, kiedy tylko coś potoczy się inaczej niż zakładaliśmy. Z tego powodu, kiedy planujemy, trzeba koniecznie uwzględnić pewien margines elastyczności. Jeśli pozostawimy w kalendarzu wolne okna, zyskamy przestrzeń na niespodziewane obowiązki lub regenerację. Kiedy zaplanujemy jeden swobodniejszy dzień w tygodniu, pozwoli to spokojnie uporać się z ewentualnymi opóźnieniami.

Pomocne jest także, gdy co tydzień analizujemy plany. Można wtedy zweryfikować postępy, dostrzec pojawiające się trudności i nanieść korekty odpowiednie do bieżącej sytuacji. Organizacja pracy nabiera wówczas cech kompasu, który wskazuje kierunek do celu, zamiast stanowić klatkę, która krępuje ruchy.

Kiedy zapominamy doceniać małe sukcesy

Kiedy dążymy do wielkich, odległych celów, nierzadko umyka nam, aby docenić drobne triumfy na tej drodze. Sytuacje, gdy sfinalizujemy istotny projekt, zdamy trudne kolokwium lub wytrwamy przy nowym przyzwyczajeniu przez cały tydzień – wszystko to są osiągnięcia godne uwagi. Kiedy pomijamy te drobne sukcesy, ryzykujemy, że stopniowo stracimy motywację i poczujemy, że tkwimy w miejscu, a nasz finalny cel pozostaje bardzo odległy.

Wytrwałość wspiera zdolność, aby świętować drobne etapy – na przykład obejrzeć odcinek serialu, spotkać się ze znajomymi, czy też zaznać momentu spokoju z filiżanką herbaty. Motywację potęgują również narzędzia do śledzenia nawyków (habit trackery): dostępne w aplikacjach w rodzaju Habitica albo w klasycznych notatnikach. Kiedy widzimy, jak zapełnia się tabela lub wydłuża łańcuch sukcesów, otrzymujemy namacalny dowód, że systematycznie podążamy ku zamierzonemu efektowi.

Moc skutecznego planowania

Zdolność do organizowania i łączenia bieżących zadań z odległymi ambicjami to jedna z najcenniejszych umiejętności, które można zdobywać w czasie studiów i u progu dorosłości. To nie jest wrodzona zdolność, ale proces, który można opanować i ulepszać przez ćwiczenia. Powodzenie najczęściej wynika z przestrzegania prostych reguł, na przykład systematycznego podnoszenia wymagań lub dostosowywania zamierzeń do własnego potencjału.

Działania, które są dobrze zorganizowane, tworzą wolne miejsce – nie tylko w terminarzu, ale przede wszystkim w umyśle. To właśnie tam rodzi się inwencja, pojawia się motywacja do nauki i znajduje się siła do realizacji pasji. Zamiast więc postrzegać planowanie jako kolejny obowiązek, należy je postrzegać jako narzędzie do kształtowania egzystencji, która harmonijnie łączy ambitne dążenia zawodowe z osobistą satysfakcją.

Źródła:

Artykuł przygotowany we współpracy z partnerem serwisu.
Autor: Joanna Ważny