E-administracja i cyfrowe zarządzanie dokumentami – podstawowe kompetencje przyszłego absolwenta

Rewolucja w dziedzinie technologii kształtuje obecnie sposoby, w jakie prowadzimy rozmowy, zdobywamy wiedzę, wykonujemy obowiązki zawodowe i załatwiamy formalności z instytucjami publicznymi. Narzędzia cyfrowe zrosły się z naszą rutyną do tego stopnia, że funkcjonowanie bez nich jest praktycznie niewyobrażalne, a swobodne poruszanie się po tej przestrzeni staje się teraz gwarantem autonomii – szczególnie dla osób młodych, które aspirują do wejścia w życie zawodowe. Choć zapotrzebowanie na te zdolności jestobecnie bezdyskusyjne, statystyki publikowane przez rządowy resort do spraw cyfryzacji wskazują, że poziom ich opanowania przez młode pokolenie wciąż wymaga intensyfikacji. W Polsce rzeczywiście 68% studentów dysponuje co najmniej podstawowym zakresem kompetencji cyfrowych, co jest wynikiem zauważalnie lepszym niż u statystycznego mieszkańca kraju. Mimo to, w zestawieniu z innymi krajami Unii Europejskiej, pozostajemy na końcu peletonu. Polska plasuje się na 22. pozycji spośród 26 państw, podczas gdy kraje wiodące, czyli Malta i Finlandia, mogą pochwalić się wynikiem sięgającym 96%. Skoro przy tak powszechnej obecności technologii jedna trzecia polskich studentów nadal nie ma elementarnej wiedzy cyfrowej, wyraźnie widać, że samo udostępnienie sprzętu nie przekłada się automatycznie na przygotowanie do sprawnego działania w świecie online. Jakie zatem rozwiązania technologiczne dobrze jest opanować?

Studenckie wykorzystanie elektronicznych platform administracyjnych

Chociaż cyfrowe usługi państwowe powszechnie utożsamiamy ze sprawami zarezerwowanymi dla osób dorosłych, faktycznie coraz częściej stanowią one integralny element codzienności również w życiu akademickim. Obecnie wiele czynności formalnych, które jeszcze niedawno wymagały osobistej wizyty w instytucji lub przedstawienia wydruków, można załatwić zdalnie albo poświadczyć elektronicznie. Co istotne, platformy te nie ograniczają się do jednej dziedziny, ale obejmują różnorodne sfery – od edukacji i formalności administracyjnych, poprzez kwestie mobilności i rozliczeń podatkowych, aż po opiekę zdrowotną.

Studenci mają do dyspozycji kilka narzędzi, które ułatwiają im radzenie sobie w odmiennych sytuacjach:

Internetowe Konto Pacjenta (IKP) – zapewnia dostęp do e-recept, historii konsultacji medycznych i skierowań, umożliwia wgląd do wydanych zaświadczeń lekarskich oraz pozwala na szybkie autoryzowanie bliskiej osoby do odbioru dokumentacji lub recepty.
mObywatel – umożliwia potwierdzenie tożsamości poprzez cyfrowy dowód, na przykład podczas wizyty w urzędzie, w trakcie głosowania w wyborach albo w czasie kontroli biletów. Aplikacja ta zawiera również mLegitymację studencką, która – po ostatnich modyfikacjach – stanowi podstawową metodę potwierdzania statusu studenta i uprawnienia do ulg.
Elektroniczna Platforma Usług Administracji Publicznej (ePUAP) – za jej pomocą można złożyć wniosek o wydanie nowego dokumentu, zgłosić adres zamieszkania po przeprowadzce do innej miejscowości, a także odebrać oficjalne decyzje bez konieczności udawania się do placówki.
Profil Zaufany – pełni funkcję elektronicznego potwierdzenia tożsamości. Umożliwia między innymi podpisanie dokumentów w formie cyfrowej, dokonanie rozliczenia podatkowego w usłudze Twój e-PIT, zgłoszenie korekty danych osobowych lub pobranie wymaganych zaświadczeń.

Sprawne korzystanie z tych systemów przyczynia się do znacznej oszczędności czasu i upraszcza procesy, które tradycyjnie wymagały osobistego stawiennictwa oraz składania dokumentów w formie papierowej. Przynosi to nie tylko większy komfort, ale także wzmacnia niezależność i umożliwia lepszą kontrolę nad sprawami osobistymi – począwszy od organizacji miejsca pobytu i poświadczania tożsamości, przez finanse, aż do dostępu do dokumentacji medycznej. W rezultacie kontakt z instytucjami publicznymi staje się bardziej przystępny i mniej uciążliwy, a biurokracja przestaje jawić się jako zawiła i pochłaniająca czas.

Cyfrowe platformy uczelniane – narzędzia do zarządzania tokiem studiów

Określenia dla rządowych aplikacji mogą sprawiać wrażenie formalnych, nieprzyjaznych i związanych wyłącznie z działalnością urzędową. Część studentów wiąże je z biurokracją, którą „załatwią później”. Tymczasem studenci mają styczność z administracją w wersji elektronicznej znacznie wcześniej, nierzadko jeszcze zanim usłyszą pierwszy wykład. Już w trakcie pierwszego semestru studiów młodzi ludzie włączają się w cyfrowy obieg dokumentów – choć ma to miejsce pod inną nazwą i w nowym otoczeniu.

Systemy wykorzystywane na uczelniach, na przykład USOS, Wirtualna Uczelnia lub internetowe portale dziekanatów, pełnią dla osób studiujących rolę swojego rodzaju „pierwszego e-urzędu”. Funkcjonują one w bardzo zbliżony sposób do państwowych platform administracyjnych, a większość formalności związanych z przebiegiem nauki realizowana jest właśnie za ich pośrednictwem. Za pomocą tych portali studenci dokonują zapisów na poszczególne kursy, wybierają bloki zajęć, rejestrują się do sesji egzaminacyjnej, a także przesyłają podania o przyznanie miejsca w domu studenckim, pomoc materialną lub stypendium. Ponadto, znaczna część szkół wyższych używa APD, czyli Archiwum Prac Dyplomowych – jest to przestrzeń, w której przekazuje się teksty prac licencjackich i magisterskich, zatwierdza oświadczenia, analizuje raporty antyplagiatowe oraz monitoruje proces akceptacji przez opiekuna naukowego i recenzenta.

Praktyczne użycie tych rozwiązań uczy precyzyjnie tych samych czynności, które następnie pojawiają się w usługach publicznych – logowania do osobistego konta, uwierzytelniania swojej tożsamości, wypełniania formularzy w formie online oraz odbierania oficjalnych decyzji w wersji elektronicznej, zamiast papierowej. Okres studiowania umożliwia więc przyswojenie sobie zasad cyfrowego obiegu dokumentów, zanim pojawi się faktyczna konieczność kontaktu z państwowymi instytucjami.

Administrowanie plikami i informacjami w przestrzeni cyfrowej

Używanie systemów e-administracji jest ściśle powiązane z inną istotną zdolnością – umiejętnością swobodnego zarządzania cyfrowymi wersjami dokumentów. Dzisiejsza wymiana informacji w środowisku akademickim i zawodowym opiera się w znacznej mierze na plikach elektronicznych, z tego powodu rozumienie różnorodnych formatów, przede wszystkim PDF, stanowi współcześnie elementarny instrument pracy. Format PDF, który pierwotnie służył głównie do odczytu, przeobraził się w format operacyjny – plik można poddawać edycji, łączyć z innymi, przekształcać, wypełniać zawarte w nim formularze, a nawet zastąpić tradycyjny papierowy egzemplarz skanem wykonanym telefonem, co wymaga już pewnej biegłości technicznej.

Z plikami wiąże się jeszcze jeden aspekt, o którym zazwyczaj przypominamy sobie, kiedy zaczyna to stanowić problem – sposób nadawania nazw. Nazwa nadana dokumentowi nie jest drugorzędnym szczegółem, lecz informacją, która ma znaczenie zarówno na uczelni, jak i później w działalności zawodowej. Początkowo większość użytkowników zapisuje pliki w sposób nieprzemyślany, stosując nazwy w rodzaju „skan1” czy „dokument.pdf”. Szybko okazuje się jednak, że takie działanie komplikuje życie wszystkim – wykładowcom, sekretariatom, komisjom egzaminacyjnym, promotorom, a także samym twórcom dokumentów. Plik opisany precyzyjnie, na przykład „Kowalska_wniosek” albo „Podanie_zmiana_grupy_Nowak”, jest łatwy do szybkiego zlokalizowania, przekazania dalej lub umieszczenia w odpowiedniej teczce. Jest to niewielki nawyk, który wykształca się przy okazji składania załączników, podań oraz rozliczeń semestralnych, a później ogromnie upraszcza funkcjonowanie w miejscu pracy, w którym obieg dokumentów potrafi być jeszcze bardziej nasilony.

Metody efektywnego przechowywania i dystrybucji plików online

Utworzenie samego pliku to zaledwie wstęp – równie istotne jest, jak potoczy się jego dalszy obieg. Obecnie mnóstwo spraw możemy uregulować bez konieczności drukowania, a kwalifikowany podpis elektroniczny z powodzeniem zastępuje własnoręczny podpis w komunikacji z instytucjami. Jednocześnie dokumentacja jest coraz częściej przechowywana w chmurze – na współdzielonych przestrzeniach dyskowych, takich jak Google Drive, OneDrive czy Dropbox. Plik może tam trafić przejściowo lub na stałe, krążyć pomiędzy różnymi użytkownikami, być ponownie wykorzystywany po pewnym czasie albo dołączany do kolejnych formalności. Ułatwia to jego udostępnianie, modyfikowanie, a także odzyskanie kopii zapasowej, gdyby pierwotna wersja zaginęła.

W takim sposobie obiegu informacji znaczenia nabiera już nie tylko treść dokumentu, ale także to, kto posiada uprawnienia do jego otwarcia, w jakiej lokalizacji został zapisany oraz czy można go odnaleźć bez zbędnej zwłoki. Organizacja katalogów, konfigurowanie praw dostępu oraz troska o poufność z upływem czasu przestają być jedynie opcjonalnym dodatkiem do pracy z plikami – stają się po prostu integralnym elementem codziennego funkcjonowania w świecie cyfrowym. Te wzorce działania studenci najpierw przyswajają w trakcie nauki, a później transferują je do środowiska zawodowego i kontaktów z instytucjami publicznymi.

Przyczyny, dla których należy doskonalić kompetencje cyfrowe już na uczelni

Biegła obsługa instrumentów cyfrowych usprawnia codzienne życie, eliminując przymus ścisłego podporządkowania się sztywnym procedurom urzędowym oraz nieprzekraczalnym datom. Liczne formalności można zainicjować lub sfinalizować w sieci, w dowolnym momencie – niezależnie od aktualnej lokalizacji. Jest to wyjątkowo komfortowe dla osób uczących się, wykonujących obowiązki w systemie hybrydowym lub często podróżujących. Elektroniczne terminarze, aplikacje wspierające zarządzanie projektami, czy też uporządkowane katalogi na wirtualnym dysku nie tylko pomagają uporządkować dokumenty oraz harmonogramy, ale również chronią przed zagubieniem w korespondencji mailowej, załącznikach i pojedynczych plikach rozproszonych po różnych urządzeniach.

Tego typu kompetencje są wysoko cenione już w procesie naboru. Pracodawcy oczekują, że osoba ubiegająca się o posadę potrafi sprawnie posługiwać się dokumentami przechowywanymi online, państwowymi platformami administracyjnymi oraz bazowymi programami biurowymi, bez potrzeby wdrażania jej od zera. W wielu przedsiębiorstwach nikt nie zacznie szkolenia od wyjaśniania, jak złożyć podpis elektroniczny, pobrać oficjalne zaświadczenie czy uzupełnić formularz w wersji cyfrowej – tym bardziej, że pierwsze dni i tak wymagają przyswojenia sobie mnóstwa nowych regulacji wewnętrznych. Znaczenie sprawności cyfrowej ujawnia się także później, w trakcie bieżącego operowania dokumentami, informacjami oraz portalami, na których ogłaszane są zamówienia publiczne, zlecenia czy przetargi (na przykład na platformie e-Zamówienia). Im szybciej osiągnie się biegłość w obsłudze instrumentów cyfrowych, tym mniej uwagi i wysiłku pochłoną formalności, gdy na studiującego spadnie prawdziwa zawodowa odpowiedzialność.

Kluczowe płaszczyzny rozwoju cyfrowej sprawności u osób studiujących

Skoro już wiadomo, jak dużo korzyści przynosi podnoszenie kompetencji cyfrowych, trzeba pamiętać, że biegłość w świecie online nie pojawia się samoistnie. Rozwój ten nie powinien polegać wyłącznie na jednorazowym założeniu Profilu Zaufanego ani na szukaniu wsparcia dopiero w momencie kryzysu. Platformy administracyjne można poznać z wyprzedzeniem – wchodząc na Portal Gov.pl, analizując zakres spraw możliwych do załatwienia oraz wygląd poszczególnych procedur. Wiele instytucji oraz szkół wyższych udostępnia także krótkie przewodniki i instrukcje, pomagające w zrozumieniu zasad funkcjonowania tych serwisów.

Im częściej korzystamy z aplikacji e-administracji, tym szybciej nasuwa się kolejny temat – dbałość o cyberbezpieczeństwo. Mocne hasła i czujność wobec podejrzanej korespondencji stanowią dobry punkt startowy. Uwierzytelnianie dwuetapowe, regularne aktualizowanie oprogramowania, nadzorowanie ustawień prywatności oraz rozsądne podejście do udostępniania informacji to bardziej zaawansowane elementy, które w znacznym stopniu chronią przed licznymi kłopotami. Z biegiem czasu świadomość potencjalnych zagrożeń zaczyna działać automatycznie – zupełnie jak odruch sprawdzania, czy zaryglowaliśmy drzwi mieszkania.

Trzeci aspekt dotyczy właściwej organizacji pracy w sieci. Ład w plikach i ich prawidłowe nazewnictwo ułatwiają działanie, ale dopiero współtworzenie dokumentów demonstruje, jak bardzo można usprawnić procesy. Zamiast przesyłania kilku kolejnych wersji załączników, dziś wykorzystuje się system komentarzy, tryb sugerowanych poprawek oraz udostępnianie linków do dokumentów przechowywanych w chmurze. Praca w grupie to również kwestia odpowiedniej komunikacji – czasami wystarczy szybka wiadomość, innym razem potrzebny jest formalny e-mail lub fizyczny dokument. Takie rozwiązania ćwiczy się przy okazji projektów zaliczeniowych i w relacjach z uczelnią, ale szybko okazuje się, że te same nawyki stanowią podstawę kooperacji w urzędach i przedsiębiorstwach.

Pełne opanowanie i świadome korzystanie z technologii cyfrowych

Choć młode osoby dorosłe obracają się w przestrzeni cyfrowej od wielu lat, wciąż spora część narzędzi – zwłaszcza tych związanych z formalnościami i urzędami – znajduje się poza ich codziennym obszarem użytkowania. Rozbieżność pomiędzy intuicyjnym wykorzystywaniem technologii a umiejętnością świadomego posługiwania się platformami e-administracji, elektronicznym podpisem czy cyfrowym systemem obiegu dokumentów okazuje się często większa, niż można przypuszczać. Okres studiów jest idealnym momentem, aby zniwelować ten dystans, unikając jednocześnie stresu i nieprzyjemnych następstw, jakie często towarzyszą początkom kariery zawodowej. Każde działanie zmierzające do osiągnięcia większej niezależności cyfrowej poprawia komfort funkcjonowania – redukując tym samym liczbę sytuacji, w których technika staje się przeszkodą, a nie wsparciem. Im wcześniej pojawi się ta świadomość, tym łatwiejsze stanie się późniejsze życie w świecie, w którym coraz mniej spraw jesteśmy w stanie załatwić poza internetem.

Źródła:

Artykuł przygotowany we współpracy z partnerem serwisu.
Autor: Joanna Ważny